Quand une entreprise vend en ligne, la même information se retrouve souvent à deux endroits : dans le site e-commerce et dans le logiciel de gestion (l’ERP). Si les deux ne sont pas reliés, quelqu’un doit ressaisir les commandes, mettre à jour les stocks à la main et vérifier les prix. C’est long, et c’est une source d’erreurs permanente.
Ce guide explique ce qu’il faut relier, comment choisir son ERP et comment éviter les problèmes les plus courants.
Quelles informations échanger entre le site et l’ERP ?
Dans la plupart des projets, six types d’informations circulent entre Magento et l’ERP :
- Les stocks, par entrepôt ou par agence, avec les dates de réapprovisionnement.
- Les prix, y compris les prix négociés de chaque client professionnel et ses remises.
- Les comptes clients : création, validation, adresses, contacts.
- Les commandes et les devis, qui doivent arriver dans l’ERP sans ressaisie.
- Les livraisons : numéro de suivi et statut d’expédition.
- Les factures, mises à disposition du client dans son espace en ligne.
Les descriptions des produits (textes, photos, caractéristiques) peuvent aussi venir de l’ERP. Mais dès que le catalogue devient important, il est souvent préférable de les gérer dans un outil dédié, un PIM. Nous y revenons dans notre guide Faut-il un PIM ?
Odoo, Dolibarr ou votre ERP actuel : comment choisir ?
Vous avez déjà un ERP qui vous convient
C’est le cas le plus fréquent, et il n’y a aucune raison d’en changer pour le site. Il faut alors vérifier ce que votre ERP permet : une API, un accès à sa base de données, des échanges de fichiers ou de l’EDI. Presque tous les logiciels offrent au moins l’une de ces possibilités.
Odoo
Odoo est un ERP open source très complet : ventes, achats, stocks, comptabilité, production. Il convient bien aux PME et aux ETI qui veulent un outil évolutif. Il existe en version Community, gratuite, et Enterprise, payante. Odoo dispose aussi d’un module e-commerce, mais pour un grand catalogue ou de la vente aux professionnels avancée, Magento reste nettement plus adapté, avec Odoo pour la gestion.
Dolibarr
Dolibarr est un ERP open source plus simple et plus léger. Il couvre les devis, les commandes, les stocks et la facturation. C’est un bon choix pour une PME qui veut un outil facile à prendre en main et peu coûteux. Si l’entreprise grandit, il pourra être remplacé plus tard sans toucher au site, à condition que la connexion ait été bien conçue.
Module du marché ou connecteur sur mesure ?
Pour Odoo comme pour d’autres ERP, il existe des modules de connexion prêts à l’emploi. Ils ont l’avantage d’être rapides à installer et peu coûteux au départ. Ils conviennent bien quand les échanges sont simples : un seul entrepôt, des prix identiques pour tous les clients, pas de devis.
Ils atteignent leurs limites dès que votre fonctionnement sort du cadre prévu : prix par client, plusieurs entrepôts, devis, règles propres à votre métier. Un connecteur conçu pour vous coûte plus cher au départ, mais il est souvent plus fiable et plus économique dans la durée, et son code vous appartient.
Les points de vigilance
- Une seule source par information. Le stock doit venir de l’ERP, la commande du site. Si une même information peut être modifiée à deux endroits, des incohérences apparaîtront tôt ou tard.
- La bonne fréquence. Les stocks et les commandes doivent être mis à jour presque en temps réel. Le catalogue ou les prix peuvent l’être à intervalles réguliers.
- La gestion des erreurs. Un échange finira par échouer un jour. Il doit être enregistré, relançable, et la bonne personne doit être prévenue.
- Les volumes. Une connexion qui fonctionne avec 50 commandes par jour doit aussi tenir le jour où vous en recevez 2 000.
Par où commencer ?
Commencez par lister ce qui est aujourd’hui fait à la main : ressaisie des commandes, mise à jour des stocks, export de fichiers. C’est là que se trouve le gain le plus rapide. Ensuite, définissez pour chaque information quel logiciel en est la référence. Cette étape de conception évite la plupart des problèmes rencontrés ensuite.
